door
Peter

Intranet anno nu, en de rol die Drupal kan spelen

Believe it or not, maar intranet is hot. "Intranet maakt een comeback" kopte Frankwatching begin dit jaar. Het stoffige imago van intranet - dat logge systeem dat veel werknemers liever kwijt dan rijk zijn - verdwijnt langzaam uit het collectieve geheugen - nu de interesse voor een social intranet toeneemt en bedrijven daar de toegevoegde waarde van inzien: kennis delen, samenwerken en communiceren zijn begrippen die - terecht denken wij - hoogtij vieren, het intranet een ideaal samenwerkplatform.

De vraag naar vernieuw(en)de intranetoplossingen neemt toe. Dat merken wij ook, want met die vraag komt een andere vraag naar boven: hoe gaan we dat intranet qua technologie aanpakken? Welke tools gaan we inzetten? Kiezen we voor open source of voor een 'traditioneler' cms-systeem?

Veel traditionele intranetten zijn gebouwd op platforms zoals SharePoint of Jive: systemen waaraan licentiekosten - vaak gebaseerd op het aantal gebruikers - zijn verbonden. Dat is misschien wel een van de redenen waarom open source-oplossingen zoals Drupal populairder worden. Wij begrijpen dat wel. Behalve het feit dat de kosten voor een Drupal-intranet lager zijn dan bovengenoemde opties, biedt Drupal als CMS veel mogelijkheden die goed passen bij het social intranet van de 21ste eeuw.

De Drupal Community kent inmiddels dan ook tal van modules en distributies die het aantrekkelijk maken om Drupal te gebruiken voor een nieuw te bouwen of hernieuwde versie van een intranet.

In deze blog lichten we enkele belangrijke aspecten uit en toe.

User management

Drupal biedt diverse opties voor goed out-of-the-box user management. Single sign-on met LDAP-verificatie bijvoorbeeld. Door authenticatie van gebruikers voor het intranet bijvoorbeeld via LDAP met de active directory te laten verlopen, kunnen gebruikers eenvoudig aan het intranet worden gekoppeld. Medewerkers kunnen op deze manier automatisch inloggen op het intranet. Trinoco realiseerde dit voor het intranet van de NCRV. Ook biedt Drupal diverse modules voor rollen- en rechtenstructuren.

Content en samenwerking

Het intranet is bij uitstek de plek om content te delen en samen te werken. Een Drupal-intranet kan hier optimaal op inspelen. Webmasters kunnen simpel zelf contenttypes aanmaken met eigen velden: een kennisbank bijvoorbeeld waarin verschillende soorten documenten zijn te vinden.

Informatie-uitwisseling

Gebruikers kunnen met een Drupal-structuur gemakkelijk informatie uitwisselen via bijvoorbeeld een forum, webformulieren of reacties. Drupal heeft standaard een aantal samenwerkingsmodules. Comments is er daar een van. Met Comments kunnen bezoekers (gebruikers dus) reacties achterlaten bij bepaalde typen content.

Kalenderfunctionaliteiten

Daarnaast kent Drupal diverse modules voor agendafunctionaliteiten. Met Date ical bijvoorbeeld kunnen persoonlijke kalenders geïntegreerd worden in het intranet, terwijl met Webcal alle data in een kalender gesynchroniseerd kunnen worden zodat persoonlijke kalenders altijd up to date zijn met de intranetkalender.

Versiebeheer

Bij het samenwerken is versiebeheer (en documentbeheer) ook essentieel. Drupal vereenvoudigt datamanagement in de hele onderneming. Out-of-the-box versiebeheerfuncties zorgen ervoor dat nieuwe content automatisch kan worden opgeslagen en oude(re) versies gemakkelijk teruggehaald kunnen worden.

Revisies

De zogeheten Diff-module is een prima revisietool die het samenwerken vereenvoudigt. Wanneer verschillende mensen aan een tekst werken bijvoorbeeld, kan Drupal automatisch revisies aanmaken. De revisies zijn vervolgens gemakkelijk met elkaar te vergelijken in de module, die inline laat zien wat gewijzigd, verwijderd en toegevoegd is.

Documentbeheer

Intranetten van nu hebben steeds vaker HR-functionaliteiten, zodat medewerkers zelf personeelszaken kunnen regelen. Denk aan reiskosten opgeven, verlofdagen aanvragen enzovoort. Met behulp van Drupal kunnen koppelingen gerealiseerd worden met externe ERP- en HRM-systemen, zoals SAP en Exact, EasyFlex en Connexys.

De Media-module maakt het mogelijk on-site en externe mediabibliotheken te beheren. De module biedt een uitbreidbaar raamwerk voor het beheren van bestanden en multimedia of die nu op de eigen site op een 3rd-party-website worden gehost. De functie wordt ook wel aangeduid als de 'file browser op het internet'.

Het Intranet anno nu

Ten slotte de vraag: waar moet dat intranet van nu eigenlijk aan voldoen? Volgens cmswire moet het 21ste-eeuwse intranet aan zeker tien aspecten voldoen. Wij pakken er hier vijf uit de lijst die wij belangrijk vinden en die met Drupal prima te realiseren zijn.

  1. Uitstekende databeveiliging

  2. Geïntegreerde sociale netwerken

  3. Responsive! Toegang vanaf alle devices.

  4. Verschillende gebruikersrollen en permissies

  5. Geïntegreerde e-mailnotificaties

Het intranet vormt de spil in het samenwerkingsproces, waar diverse informatiestromen samenkomen. En juist daarin blinkt Drupal uit. Drupal faciliteert samenwerking en kan fungeren als geïntegreerd social business platform.

Let's Talk

Geïnteresseerd of meer informatie?

Neem contact op